電話対応のときにメモが間に合わない!メモをとるときのコツは?

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この記事では、電話対応のときにメモが間に合わない方に向けて、メモをとるときのコツについて説明します。相手が早口だったり、長々とした伝言を頼まれたりしても、正確にメモをとれるようになります。

メモ用紙とペンを利き手側に置いておく

電話を受けたとき、手元にメモ用紙やペンがなければ、それらを探している間に会話が進み、メモが間に合わなくなってしまいます。そうならないよう、メモ用紙とペンは常に定位置に置いておきましょう。

利き手と反対の手で受話器、利き手でペンを持つのが基本なので、右利きの方は右側に、左利きの方は左側に、メモ用紙とペンを置いておきましょう。まだメモすることがある中で用紙やインクが切れてしまったらまずいので、用紙は常に補充すること、ペンは常に2本以上置いておくことも心がけてください。

書き込み式の電話メモを作成しておく

相手の名前、用件、折り返しの要否など、メモする必要のある項目は大体決まっています。ですから、丸を付けたり、チェックを付けたり、決まった箇所に書き込んだりするだけで済むような、書き込み式の電話メモを作成しておきましょう。まっさらな用紙を使うと、「名前は聞いたっけ?」「連絡先は聞いたっけ?」と、なにを確認してなにを確認していないかわからなくなり、そういったことを考えているうちに相手の話をメモするのが遅くなってしまったりします。伝え漏れを防げるというメリットもあるので、メモ用紙はまっさらなものではなく、テンプレートが印刷されたものを使うようにしましょう。

電話メモに必要なのは、受電日時、相手の会社名・名前、つなぎ先、折り返しの要否、用件、対応者など。ネットで「電話メモ」「応対メモ」「伝言メモ」などと検索すればたくさんテンプレートがヒットしますが、基本的には以下のような形となっています。

電話メモ

カタカナや略語・記号を使う

字を書くのに時間がかかってメモが間に合わなくなる方は、カタカナや略語・記号を使ってメモすると良いでしょう。画数が多い漢字や長い語句はそのまま書くとどうしても時間がかかってしまいますが、カタカナや略語・記号を使えばかなり書く時間を短縮することができます。会社名・名前・地域名などはカタカナ、打ち合わせは「U」、営業会議は「EK」、場所(~で)は「@」などと略語・記号にすれば、ぐっとメモのスピードが上がりますよ!

略語は自分にしかわからないものであっても、後で書き直せば良いので問題ありません。ただ、読み返したときに意味がわからなくなってしまわないよう、きっちり自分の中でルール化しておく必要があります。

不要な情報はメモしない

長い伝言を頼まれた場合、一言一句漏らさず書こうとしなくても大丈夫です。相手の話から、いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)、といった「5W1H」を抜き出してメモするようにしましょう。数字や固有名詞(人名、場所の名前など)は、重要な情報であることが多いです。

聞き返す・復唱する

メモが遅れて相手の名前や伝言内容などがあやふやな場合、絶対にそのまま電話を切ってはいけません。必ず聞き返すか復唱するかしましょう。相手の名前に自信が持てない場合は「恐れ入りますが、もう一度お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」などと尋ね、伝言内容に自信が持てない場合は「復唱させていただいてもよろしいでしょうか」と尋ねてから、「【伝言内容】ということでよろしいでしょうか」と尋ねてみてください。間違っていた場合は、「いえ、そうではなく……」と指摘してくれるので、間違っている部分を訂正しましょう。

まとめ

いかがでしたか?

電話対応のときは、「メモ用紙とペンを利き手側に置いておく」「書き込み式の電話メモを作成しておく」「カタカナや略語・記号を使う」「不要な情報はメモしない」「聞き返す・復唱する」といったことが大切になってきます。メモが間に合わないことがよくある方は、ぜひ参考にしてみてください。すぐにはうまくいかなくても、ポイントを押さえつつ回数をこなせば、いつの間にかできるようになっています。頑張りましょう!