名刺の整理方法

ビジネス

この記事では、名刺の整理方法について説明します。名刺交換をすることの多い職種の方で、整理整頓が苦手な方は必見です。

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STEP1:名刺に情報を書き込む

名刺を保管しておく目的は、新しい商品に興味を示してくれそうな会社や、新しいプロジェクトに協力してくれそうな会社などを思い出しやすくすること、そしてコンタクトをとれる状態にすることです。そのためには検索しやすく整理することももちろん大事ですが、思い出しやすくすること、話のきっけになるネタを書き留めておくことも大事です。

名刺に書き込むべき情報は、会った日付、会った場所、仕事の用件、見た目の特徴、趣味など。書く場所は名刺の裏面ではなく表面です。表面には書きづらいかもしれませんが、裏面に書くと確認のたびにめくる必要が出てくるため、時間のロスになってしまいます。表面に書くことは別に失礼に当たるわけではないので、ためらわずに書きましょう。名刺をノートに貼って保管する場合は、ノートの空きスペースに書いてもOKです。STEP2以降はまとまった時間がとれるときでも大丈夫ですが、この作業は名刺交換をしたその日のうちにおこなうことをおすすめします。

STEP2:3グループに分ける

もらった名刺をすべて同じ場所に保管しておくのはかしこい整理方法とは言えません。中には滅多に会わない人、もう会わない人もいるからです。そういった人たちの名刺をよく会う人と同じ場所に保管しておくと、検索効率が悪くなってしまいます。ですから、よく会う人、滅多に会わない人、もう会わない人の3グループにあらかじめ分け、それからしまう・貼る・デジタル化するなどの最終的な整理作業をおこなうようにしましょう。

この3グループのうち、滅多に会わない人はよく会う人とは別の場所に保管し、もう会わない人は思い切って捨ててしまいましょう。ただ、捨てるときは必ずシュレッダーにかけてください。名前や電話番号などの個人情報が記載されているので、手で破ってゴミ箱へポイ、なんていう処理の仕方はNGです。

STEP3:しまう・貼る・デジタル化する

名刺の保管方法には、名刺ホルダーにしまう方法、ノートに貼る方法、名刺管理アプリを使ってデジタル化する方法などがあります。名刺ホルダーにしまう場合は、クリアファイル型・ボックス型・回転型のいずれかを、ノートに貼る場合は、A4かB5のノートを使うことになるでしょう。

名刺は基本的に、会社名・職種・個人名などの五十音順か、時系列順(会った順番)で整理しますが、五十音順にする場合は名刺ホルダーでの管理方法が、時系列順にする場合はノートでの管理方法が適しています。取引相手の業種が比較的固定されている場合は五十音順、さまざまな業種にまたがっている場合は時系列順での整理が向いています。

五十音順で整理する場合は、連絡を取り合うごとにその人の名刺を一番前に移動すると良いでしょう。あ行の人なら、「あ」のインデックスの一番近くに移動する、という感じです。そうするとおのずと後ろのほうが「あまり連絡を取り合わない人」となり、のちに整理するとき不要な名刺かどうかの判断がつきやすくなります。

名刺管理アプリは初回導入時に時間がかかるのが難点ですが、導入さえしてしまえばメリットばかりです。場所をとらない、紛失することがない、社内で名刺情報を共有できる、名刺情報を活用しやすい、検索しやすい、パソコンやスマホがあればいつでも閲覧できる、などなど、良いことづくし。興味のある方は「名刺管理アプリ」で検索してみてください。有名なのは、EightやCamCardです。

まとめ

いかがでしたか?

文具メーカーのキングジムの調査によると、名刺を探すのに費やす時間は1週間で平均約13分、年間で約10時間とのこと。忙しいビジネスマンにとって10時間のロスは大きいです。名刺探しにかかる無駄な時間を少しでも節約するためにも、今回紹介した整理方法をぜひとも導入してみてください。