電話で緊張しないコツ

生活・文化

この記事では、電話で緊張しないコツについて説明します。電話をかけたり受けたりすることに苦手意識がある方はぜひご覧ください。

会話の型と定型フレーズを覚える

「どういう流れで話を進めたら良いのかわからない」「どういう言い方をすれば良いのかわからない」という不安から緊張してしまうタイプの方は、会話の型と定型フレーズを覚えましょう。以下に電話を受ける場合とかける場合の会話の型と定型フレーズを紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

電話をかける場合

予約の場合

  1. あいさつする
  2. 用件を伝える
  3. 聞かれたことに答える
  4. あいさつする

レストラン・歯医者・美容院などを予約する場合は、相手が「はい、◯◯でございます」と名乗ったのを聞いてから、「こんにちは。予約をお願いしたいのですが」と言います。そうすると名前や日時、初診かどうかなどを聞かれるので、聞かれたことに答えていきましょう。最後に「よろしくお願いいたします。失礼いたします」と言って電話を切ります。

求人応募の場合

  1. あいさつする
  2. 名乗る
  3. 用件を伝える
  4. 詳細を確認する
  5. あいさつする

アルバイト・就職・転職などで求人応募をする場合は、相手が「はい、◯◯でございます」と名乗ったのを聞いてから、「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、◯◯というサイトで求人広告を見た◯◯(自分のフルネーム)と申します」などと言ってから、「応募のことでお伺いしたいのですが、担当者の方はいらっしゃいますでしょうか」と言い、担当者につないでもらいましょう。その後は、面接の日時や場所、必要な持ち物、その他確認しておきたいことを聞き、「お忙しいところありがとうございました。失礼いたします」と言って電話を切ります。

仕事の場合

  1. 名乗る
  2. あいさつする
  3. 用件またはつなぎ先を伝える
  4. 折り返すことを伝える・折り返しをお願いする・伝言をお願いする
  5. あいさつする

仕事の電話の場合は、相手が「はい、◯◯でございます」と名乗ったのを聞いてから、「◯◯会社の◯◯と申します」と言います。そうすると向こうから「いつもお世話になっております」などとあいさつをしてくれるので、こちらも同じように返しましょう。担当者がわからない場合は「◯◯の件についてお伺いしたいことがあるのですが、担当者の方はいらっしゃいますでしょうか」と言って担当者につないでもらい、そうでない場合は「◯◯様はいらっしゃいますでしょうか」と言って目的の相手につないでもらいます。

用件を告げた後は「失礼いたします」と言って電話を切りますが、つなぎ先が不在で用件を告げられない場合は、「では、改めてこちらからかけ直します」と折り返すことを伝えるか、「大変恐縮ですが、◯◯様がお戻りになりましたら、◯◯会社の◯◯まで折り返しお電話くださるよう、お伝えいただけますでしょうか」と折り返しをお願いするか、「伝言をお願いしてもよろしいでしょうか」と伝言をお願いするかします。最後に「失礼いたします」と言って電話を切りましょう。

電話を受ける場合

  1. 名乗る
  2. あいさつする
  3. 用件またはつなぎ先を聞く
  4. つなぐことを伝える・つなぎ先の不在を伝える
  5. あいさつする

電話を受けたら、まず「はい、◯◯会社でございます」などと、こちらの会社名を名乗りましょう。相手が名乗ったら「いつもお世話になっております」などとあいさつし、続いて相手が用件やつなぎ先を告げるのを待ちます。自分で対応できる用件であれば、聞いた後に「失礼いたします」とあいさつをして電話を切り、ほかの人につなぐ場合は「◯◯でございますね。ただいまおつなぎいたします。少々お待ちください」などと言って保留ボタンを押します。

電話対応の仕方《つなぎ先がいない場合》

2018.04.25

電話対応の仕方《名前が聞き取れない場合》

2018.04.24

言いたいこと・聞いたことをメモ用紙に書く

電話をかけてから「なにを言えば良いんだっけ?」ということや、電話を切ってから「なんて言ってたっけ?」ということがよくあり、それによる失敗経験が緊張の原因となっている方は、言いたいこと・聞いたことをメモ用紙に書くクセをつけましょう。

こちらから電話をかける場合は、事前に言いたいことをすべてメモ用紙に箇条書きし、それを見ながら話すと良いでしょう。伝えた内容は線を引いて打ち消すと、なにを伝えていてなにを伝えていないのかがわかりやすくなります。

電話を受ける場合、相手の会社名・名前、つなぎ先、折り返しの要否、用件などをメモしましょう。指定された相手にすぐにつなぐ場合は、相手の会社名・名前、つなぎ先くらいで良いですが、つなぎ先が不在の場合や、いきなり用件を告げられた場合などは、折り返しの要否を確認してメモしたり、用件を簡潔にメモしたりします。

電話対応のときにメモが間に合わない!メモをとるときのコツは?

2018.04.23

ハキハキ・ゆっくり話す

怒り気味、困惑気味に「もう一度お願いします」と相手から聞き返されることがよくあり、それが怖くて緊張するという方は、ハキハキ・ゆっくりと話すことを意識しましょう。そうすることで聞き返されることがなくなります。

ハキハキ・ゆっくり話すことのメリットは、聞き返されにくくなるということだけではありません。相手の声の音量や話すスピードを、こちらのペースに乗せることができたりもするのです。逆にこちらが相手のペースに乗せられてしまうこともあるので、その辺は気をつける必要がありますが、こちらのペースに乗せられれば、声の小さい人も、早口な人も、聞き取りやすい音量・スピードで話してくれるようになります。

聞き取りづらい音量・スピードで話すことは「相手の気持ちを考えていない行為」となり失礼にあたります。ですから、たとえ聞き返されることがなくても、声の音量や話すスピードには気をつける必要があります。

リラックスする

ここまで紹介してきた方法でも緊張するのを止められないという方は、腹式呼吸をする、自分が緊張していることを意識する、気持ちがラクになる言葉を頭の中で唱える、といったことを試してみてください。そうすることで心身をリラックスした状態に持っていくことができます。

腹式呼吸は、お腹をへこませるイメージで口から息を吐き切る→お腹をふくらませるイメージで鼻から息を吸い込む→吸ったときの2倍の時間をかけて口から少しずつ息を吐き出す、という感じでおこないます。これを何回か繰り返すと、だんだんと緊張がほどけていくのがわかります。

自分が緊張していることを意識するというのは、幽体離脱した自分が、斜め上から地上の自分を見て実況するようなイメージで、「呼吸が早くなってきた」「手先が冷たい」「ソワソワしている」などと自分を客観視することを言います。これは、イチロー選手やタモリさんなども実践している、「メタ認知」と呼ばれるリラックス法です。

気持ちがラクになる言葉を頭の中で唱えるというのは、「大丈夫。失敗しても死ぬわけじゃない」というような、肩の力が抜ける言葉を呪文のように頭の中で唱えることです。これは私がよく使う方法なんですが、「落ち着け、落ち着け」と言い聞かせて無理に緊張を抑え込もうとするより、ずっと効果があると感じています。

まとめ

いかがでしたか?

メールやLINEなど文章でのやりとりが当たり前となった現代では、電話に苦手意識を持つ人が多いです。ですから、緊張でうまく電話対応ができないからと言って、「なんて自分はダメなんだろう……」と落ち込む必要はありません。うまく電話対応ができないのは、あなただけではないのです。今回紹介したことを参考にしつつ、たくさん場数を踏めば、おのずと電話の際の緊張感はなくなります。数をこなすことで自信もつきますから、電話をかける機会・受ける機会があれば、積極的にトライしていきましょう。