上司からのメールへの返信の仕方《了解の意を伝える場合》

ビジネス

この記事では、上司からのメールへの返信の仕方を、了解の意を伝える場合に絞って説明します。「わかりました」という意味の返事をする場合、どのような言い方をすれば失礼にならないのかがわかります。

上司に了解の意を伝える際の注意点

上司に了解の意を伝える場合は、敬語の中の「謙譲語」に当たる「承知いたしました」「かしこまりました」「お引き受けいたします」などのフレーズを使いましょう。「わかりました」も敬語ではありますが、丁寧さや上品さを添える語の「丁寧語」に当たるので、自分を低めることで相手を高める「謙譲語」のほうが、敬意が相手に伝わりやすいです。

ただ、これらのフレーズだけでは「本当にわかってるの?」と思われかねません。「話の内容をきちんと理解していますよ」という意味を込めて、送られてきたメールの本題を反復するようにしましょう。また、不明な点があればこのときにまとめて確認するようにしてください。無駄なメールラリーは相手を疲れさせます。

了解の意を伝えるフレーズには、「了解いたしました」もあります。しかし、「了解」を使ったフレーズは「敬意が不足している」と捉える人が多いので、使わないほうが良いでしょう。「わかる」の漢語表現「了解」に「いたしました」を付けた立派な「謙譲語」なのですが、いつからか「『了解』は目上の人に対して失礼」と教えるマナー講座やビジネス書などが増え、このような認識が広く浸透しました。「了解」失礼説の根拠は定かではありませんが、一部では「『言っていることは理解しました』というニュアンスが強く、頼まれたことを『やる』とまでは言っていない感じが強いから」といった見解があるようです。

上司に了解の意を伝えるメール文例

上司にメールを送る場合、構成は「書き出し+本題+結び」となります。以下に文例をいくつか紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

書き出し
  • お疲れ様です。
  • ご連絡ありがとうございます。
  • お忙しいところご返信をいただきありがとうございます。
  • 返信が遅くなり、誠に申し訳ございません。
本題
  • 定例会議の日程変更の件、承知いたしました。本日中に各部署に通達いたします。
  • 資料作成の件、かしこまりました。今週末までに作成の上、提出いたします。
  • 送別会の幹事の件、喜んでお引き受けいたします。◯◯部長に喜んでいただけるよう、精一杯務めさせていただきます。
結び
  • どうぞよろしくお願いいたします。
  • お忙しいところ恐れ入りますが、本日中にご返信いただけますと幸いです。
  • 特に問題がなければ、ご返信には及びません。
  • それでは失礼いたします。

まとめ

いかがでしたか?

上司に対しメールで「わかりました」という内容の返事をする場合、「承知いたしました」「かしこまりました」「お引き受けいたします」などのフレーズを使うのが無難です。ただし、その一言だけで済ますのはNG。話の内容をきちんと理解していることが相手に伝わるよう、送られてきたメールの本題を反復することも忘れないようにしてください。