ビジネスメールの返信時の引用の仕方

ビジネス

この記事では、ビジネスメールの返信時の引用の仕方について説明します。ビジネスの関係にある相手とのメールのやりとりで「引用を使いたい」と思ったとき、知っていると役立ちます。

引用する際のポイント

引用とは、人の言葉や文章を自分の話や文の中に引いて用いることですが、メールにおける引用は、返信メールに相手のメールの全部または一部を引き、それに対し回答・意見・質問などを付けることを言います。

引用を使うことはマナー違反ではないですし、もちろんそれはビジネスの場でも変わりません。ただし、引用する際はいくつかのポイントがあるので、それを踏まえた上で使うようにしましょう。

必要な部分のみ引用する

いただいたメールのうち、引用するのは必要な部分のみにしてください。関係ない部分まで引用すると、長文となり読みづらくなってしまいます。回答・意見・質問を付けたい部分だけコピーして貼り付けましょう。

引用部の先頭に引用符を付ける

相手のメール内容を引用したら、その頭に引用を示す記号として「>」または「>>」を付けてください。「@」や「■」を引用符として付ける人もいますが、一般的ではないので避けましょう。

引用が三つ以上になる場合は引用の形式になることを断る

引用が一つや二つであれば不要ですが、三つ以上になる場合は引用の前に「以下、引用にて失礼いたします」「以下、インラインにて失礼いたします」などと一言添えましょう。

引用するメリット

引用のメリットは、「効率的にやりとりを進められる」ということ。引用を使うと、回答を付ける際に「質問内容はなんだっけ?」と相手のメールを読み返すことがなくなりますし、回答を受け取った相手も「どんな質問をしたんだっけ?」と過去の自分のメールを読み返すことがなくなります。確認にかかる分の時間を減らせるため、効率的にやりとりを進めることができるのです。

効率化になる理由はそれだけではありません。引用せずに回答・意見・質問などを付けるとなると、新たに自分で相手のメール内容を書き起こすことになりますから、数字や漢字などを打ち間違えてしまう可能性が出てきます。そうすると「違いますよ」「すみません」といった無駄なやりとりが増えて効率が低下してしまいますが、引用を使えばこのようなことは起こりません。

まとめ

いかがでしたか?

返信時に相手のメール内容を引用することは、マナー違反にはなりません。相手のメール内容に対し、回答・意見・質問などを付けたい場合は、今回ご紹介したポイントを押さえつつ、積極的に引用を使っていきましょう。