仕事の優先順位の決め方

ビジネス

この記事では、仕事の優先順位の決め方について説明します。仕事に優先順位を付けられるようになると、一つ一つの仕事に集中して取り組めるようになります。

仕事の優先順位の決め方

仕事の優先順位の決め方には、色々な考え方があります。その中でも有名なのは、「重要度」と「緊急度」を指標としたマトリックスに当てはめる考え方。この場合、重要度も緊急度も高いものを「優先度A」、重要度が高く緊急度が低いものを「優先度B」、重要度が低く緊急度が高いものを「優先度C」、重要度も緊急度も低いものを「優先度D」とします。

確かに仕事には様々な性質がありますから、このように多角的な視点で見て優先順位を決めたほうが結果的には良いのでしょう。しかし、私はシンプルに「締め切り」を基準とする考え方を推奨します。仕事というのは結局のところ、締め切りまでに終わらせることが大切だからです。私の場合、以下のような手順で優先順位を決めています。

  1. 仕事を「すぐ終わるもの」と「時間がかかるもの」に分け、「締め切り」と合わせて書き出す
  2. 「時間がかかるもの」の「開始期限」を、「締め切り-作業時間」で算出して書き出す
  3. 「すぐ終わるもの」は「締め切りの近い順」に、「時間がかかるもの」は「開始期限の近い順」に番号を振る

「すぐ終わるもの」は、数分で終わるような集中力をあまり必要としない仕事です。「時間がかかるもの」は、それ以外の集中力を要する仕事となります。

なお、優先順位が同じものは、「今日一つしかできないとしたらどれをやるか?」を考えて決めます。三つあるとしたら、まずは三つの中から一つを選び、次に残りの二つの中から同じ考え方で一つを選びます。どうしても決められない場合は、最初に書き出したものから取り掛かりましょう。考えている時間が無駄です。

仕事の効率的な進め方

優先順位を付けることは仕事効率化への第一歩ですが、実際の作業の進め方が悪ければ効率が上がることはありません。作業の際は、以下の事柄を心がけてみてください。

すぐ終わる仕事→時間がかかる仕事→すぐ終わる仕事のサイクルで1日を回す
エンジンのかかっていない始業直後や、エンジンが切れかけの終業間際に、集中力を要する仕事は向いていません。始業直後と終業間際は「すぐ終わる仕事」の時間とし、「時間がかかる仕事」は残りの集中できる時間に取り組みましょう。
急に入った仕事ですぐ終わるものは、優先順位に関係なくその場で終わらせる
無駄に仕事を溜め込まずに済みます。
仕事の資料や作成データは一箇所にまとめる
書類であれば一つの収納ケースに、パソコン上のファイルであれば一つのフォルダにまとめておきましょう。あちこちに置いておくと、探す手間がかかってしまいます。動かさないほうがいいファイルについては、ショートカットを作成するという手があります。
自分じゃなくてもいい仕事は、手のあいている人に頼む
抱えている仕事の中には、自分じゃなくてもいいものもあるはずです。そういう仕事はどんどん手のあいている人に頼みましょう。
一日の業務を終えた後、明日やる仕事を明確にする
優先順位を決める際に書き出した仕事リストから明日やる仕事をピックアップしておくと、明日スムーズに仕事のスタートを切ることができます。さらに仕事ごとに制限時間を設けると、集中力が上がります。

以上のことを心がけることにより、効率的に作業を進めることができます。無意識のうちにおこなっている方もいるかと思いますが、そうでない方は意識すると大分仕事のはかどり方が変わってきますよ!

まとめ

いかがでしたか?

今回は、仕事の優先順位の決め方についての説明でした。仕事の優先順位の決め方には色々な考え方がありますが、結局は「締め切り」が大切となってくるので、「締め切りに間に合わせるにはどの仕事から取り掛かるべきか?」を第一に考えるのが良いと思います。あくまで個人の考え方ですが、一つの参考にしてみてください。