ビジネスメールで返信を催促をするときの文例

ビジネス

この記事では、ビジネスメールで返信を催促をするときの文例を紹介します。会社の上司や取引先からなかなかメールの返事が来ないとき、どのように催促メールを書けばいいのかがわかります。

催促前に確認すること

会社の上司や取引先にメールの返信を催促したい場合、催促メールを送る前にまず以下の点を確認してみてください。

  • 送信ミスをしていないか?
  • 受信を見落としていないか?
  • システム環境に不具合はないか?

相手からの返事が遅いと「自分は悪くない。相手が悪い」という思考になりがちですが、こちらに落ち度がある場合もあります。送信したつもりだったけど未送信だった、迷惑メールフォルダに紛れ込んでいた、パソコンやメールサーバーの不具合でうまく受信できない状態だった、ということもあります。まずは上記3点についてしっかり確認してください。

催促メールの文例

実際に催促メールを送るときは、以下のような内容にします。

平素よりお世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯でございます。

◯月◯日に◯◯の件1で下記のメールをお送りいたしましたが、ご確認いただいておりますでしょうか。

お忙しいところ大変恐縮ですが、◯◯のため2◯日まで3にご返信いただけますと幸いです。

なお、本メールと行き違いになっている場合は、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。4

ポイントは、以下の4点です。

  1. いつ、なんの用件で連絡したかを具体的に書く
  2. 催促の理由があれば具体的に書く
  3. 返信の期限を提示する
  4. 行き違いの可能性を考慮した一文を添える

また、感情的にならず下手に出るくらいの気持ちで書くことも大切です。「早く回答してください」「いつになるのでしょうか」「ご一報くださいと申し上げたはずです」といった、角の立つ言い方は避けましょう。

なお、文例は前回送ったメールの転送文の上に付け足すことを想定しています。メールを転送しない場合は「◯月◯日に◯◯の件で下記のメールをお送りいたしましたが」の「下記の」は省いてOKです。

まとめ

いかがでしたか?

会社の上司や取引先に催促メールを送る場合は、催促している案件についてわかりやすく伝えること、急いでいることが伝わるようにすること、気遣いの感じられる内容にすることが大切です。どのように書けばいいかわからない方は、これらに気をつけて催促メールを作成してみてください。